Comment créer un calendrier de groupe dans Zoho

La gestion du planning de votre équipe n’a jamais été aussi importante dans un monde des affaires et de numérisation en évolution rapide. Zoho Calendar est l’outil idéal pour créer des calendriers de groupe et organiser des événements. Zoho permet à ses utilisateurs d’attribuer des rendez-vous et de partager le calendrier de groupe avec d’autres personnes à partir d’un hub central.

Cet article expliquera comment créer un calendrier de groupe dans Zoho et explorera les autres fonctionnalités à votre disposition.

Créer un calendrier de groupe Zoho

Configuration d’un calendrier de groupe dans Zoho fait quelques pas qui peuvent paraître légèrement intimidants. Cependant, les étapes servent à créer un calendrier qui peut s’adresser à n’importe quelle équipe, quelle que soit sa structure ou la nature du travail. Voici ce que vous devez faire :

1. Connectez-vous à votre compte Zoho. Zoho propose une connexion par e-mail, sur perses plateformes de réseaux sociaux ou avec un code QR et une application mobile.
   
2. Accédez à « Paramètres », puis « Groupes » et « Groupes personnels » pour créer un groupe. Le groupe apparaîtra alors ici.
   
3. Connectez-vous au calendrier Zoho.
   
4. Cliquez sur le signe + à côté de « Calendriers de groupe ».
   
5. Saisissez le nom que vous souhaitez donner au calendrier de groupe.
   
6. Choisissez une couleur agréable et adaptée pour le calendrier et le texte dans la palette. Vous pouvez également choisir une couleur personnalisée avec le curseur du sélecteur de couleurs si celles par défaut ne vous conviennent pas.
   
7. Saisissez leurs noms ou adresses e-mail pour ajouter des membres au calendrier du groupe.
   
8. Vous pouvez également ajouter une brève description au calendrier en modifiant le champ « Description » pour mieux expliquer l’objectif du calendrier.
   
9. Cliquez sur « Enregistrer » pour créer le calendrier de groupe.
   

Chaque membre devra s’abonner inpiduellement au calendrier du groupe. Vous ne pouvez pas inscrire automatiquement les membres de votre équipe sans qu’ils n’agissent dès maintenant.

Modification d’un calendrier de groupe

Une fois le calendrier de groupe configuré et prêt, explorons certaines des fonctionnalités du calendrier Zoho. Modifiez un calendrier de groupe pour l’adapter plus précisément aux objectifs de l’équipe lorsque le besoin s’en fait sentir, surtout si les membres de l’équipe laissent des commentaires sur le calendrier.

Vous pouvez modifier presque tout dans un calendrier de groupe avec l’option « Modifier ». Ce paramètre vous permet de modifier le nom de votre groupe, d’ajouter une description ou d’ajouter ou de supprimer des membres du groupe.

1. Connectez-vous au calendrier Zoho.
   
2. Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier de groupe que vous souhaitez modifier ou cliquez sur « Plus d’options » en survolant le calendrier de groupe dans le volet de gauche.
   
3. Sélectionnez « Modifier ».
   
4. Ouvrez la fenêtre « Modifier le calendrier » et modifiez le calendrier de votre groupe si nécessaire, par exemple en modifiant son nom, ses rappels et sa description.
   
5. Pour modifier la couleur du calendrier ou du texte, cliquez sur la couleur à côté du titre du calendrier pour ouvrir la palette de couleurs.
   
6. Sélectionnez la couleur. Vous pouvez sélectionner une couleur de calendrier ou de texte personnalisée avec le sélecteur de couleurs.
   
7. Cliquez sur « Enregistrer » et vous aurez terminé.
   

Toutes les modifications que vous apportez au calendrier seront immédiatement enregistrées automatiquement.

Ajout de membres au calendrier du groupe

En tant que propriétaire ou modérateur d’un calendrier de groupe, vous pouvez ajouter des membres au calendrier de groupe. Voici comment:

1. Cliquez avec le bouton droit ou survolez le calendrier du groupe auquel vous souhaitez ajouter de nouveaux membres dans le volet de gauche.
   
2. Sélectionnez « Gérer le groupe ».
   
3. Vous pouvez également accéder à « Paramètres », « Calendrier », « Calendriers », « Calendriers de groupe », puis cliquez sur « Gérer » à côté du calendrier de groupe.
4. Recherchez l’option « Membres » et entrez le nom ou l’adresse e-mail du membre qui doit rejoindre le groupe.
   
5. Cliquez sur le + à côté du membre dans la liste pour l’ajouter au calendrier.

Partager un calendrier de groupe

Vous pouvez également partager le calendrier du groupe avec d’autres personnes si vous êtes le propriétaire ou le modérateur du groupe. Il serait préférable que vous rendiez le calendrier public avant de le partager afin que d’autres puissent voir les détails du calendrier.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier de groupe que vous souhaitez modifier ou cliquez sur « Plus d’options » en survolant le calendrier de groupe et en cliquant sur « Modifier » dans le volet de gauche.
   
2. Sélectionnez «Partager le calendrier avec n’importe quelle personne», cliquez sur le menu déroulant.
   
3. Sélectionnez si vous souhaitez afficher uniquement les informations de disponibilité ou permettre aux utilisateurs de consulter les détails des événements du calendrier de groupe.
   

Vous pouvez partager l’URL du calendrier du groupe si vous cliquez sur le bouton « Copier l’URL » et collez-le où vous le souhaitez.

S’abonner à un calendrier de groupe

Si vous êtes membre d’un calendrier de groupe, vous devrez d’abord vous y abonner, sinon vous ne pourrez pas le consulter ni interagir avec lui.

1. Connectez-vous au calendrier Zoho.
   
2. Allez dans « Paramètres », « Calendrier » et cliquez sur « S’abonner ».
   
3. À partir de là, accédez à « Groupes ».
   
4. Recherchez un calendrier de groupe auquel vous souhaitez vous abonner et cliquez dessus. Le calendrier sera affiché dans la catégorie par défaut.
   
5. Cliquez sur « S’abonner » et vous pourrez afficher et interagir avec le calendrier.
   

En plus de vous abonner à un calendrier de groupe, vous pouvez afficher les calendriers partagés et souscrits par le groupe. Trouvez-les respectivement dans les ps « Partagé avec le groupe » et « Abonné par le groupe ». Vous pouvez ensuite également vous abonner à ces calendriers.

Gestion des événements du calendrier de groupe

La création, la modification et la suppression d’événements dans un calendrier de groupe sont assez similaires à la gestion d’événements dans un calendrier personnel. Cependant, n’oubliez pas que la visibilité des événements et les autorisations de modification dépendent de votre rôle (propriétaire, modérateur ou membre).

1. Sélectionnez le calendrier du groupe dans la liste déroulante « Calendrier » de la fenêtre « Nouvel événement ».
   
2. Cliquez sur une date ou un créneau horaire dans la vue du calendrier pour créer un événement. Remplissez les détails de cet événement (nom, date, heure et lieu).
   
3. Vous pouvez également définir des rappels, inviter des participants et ajouter des pièces jointes.
   
4. Cliquez sur « Enregistrer ».
   

Autorisations du calendrier de groupe

Les autorisations du calendrier de groupe vous permettent de contrôler qui peut afficher, créer, modifier ou supprimer des événements dans le calendrier. En tant que propriétaire ou modérateur du calendrier, vous pouvez configurer les autorisations d’accès pour les membres du groupe. La gestion des autorisations vous permet également d’ajouter des modérateurs pour surveiller et modifier le calendrier lorsque vous êtes absent ou occupé.

1. Cliquez sur « l’icône des paramètres ».
   
2. Allez dans l’onglet « Partage et autorisations ».
   
3. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez accorder aux membres du groupe parmi l’une de ces options disponibles (Afficher uniquement, Afficher et créer ou Afficher, Créer et Modifier/Supprimer).
   

Chaque option offre différents niveaux d’accès aux membres du groupe et aux modérateurs :

• Affichage uniquement – ​​Les membres du groupe peuvent voir les événements et les détails sans les ajouter ni les modifier. C’est idéal si vous avez uniquement besoin de partager des informations.
• Afficher et créer – Les membres peuvent afficher les événements existants et en créer de nouveaux, mais ne peuvent pas les modifier ou les supprimer.
• Afficher, Créer et Modifier/Supprimer – Cette option accorde un accès complet. Les membres du groupe disposant de cette autorisation peuvent afficher, créer, modifier et supprimer des événements.

Collaboration en équipe en toute simplicité

Les calendriers de groupe de Zoho sont un outil puissant pour favoriser une superbe collaboration au sein de n’importe quelle équipe. La création et la gestion de calendriers de groupe garantiront que tous les membres de votre équipe sont informés des événements critiques, des délais et des réunions à venir. De plus, les paramètres flexibles de création, de partage et d’autorisation d’événements de Zoho Calendar simplifient la planification et libèrent du temps pour des tâches plus importantes. Regardez la productivité de votre équipe s’envoler grâce aux calendriers de groupe de Zoho.