Comment définir une absence du bureau dans Google Agenda

La notification d’absence du bureau de Google Agenda vous permet d’afficher votre disponibilité ou votre indisponibilité selon le cas. Vous pouvez facilement faire savoir aux gens que vous n’êtes pas au bureau et combien de temps vous pourriez être absent. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, Google Agenda refuse automatiquement les réunions jusqu’à votre retour.

Utilisation de la fonctionnalité d’absence du bureau de Google Agenda

Lorsque vous devez quitter votre bureau, il est raisonnable d’en informer les personnes susceptibles de devoir vous contacter. Il peut s’agir de clients ou de collègues. L’utilisation de la fonctionnalité d’absence du bureau de Google Agenda vous permet de le faire facilement.

Configuration sur ordinateur

À l’aide d’un ordinateur, vous pouvez facilement configurer Google Agenda en dehors du bureau. Astuce : Chrome vous permet d’accéder à toutes vos applications Google sur le nouvel onglet ou la nouvelle page de la fenêtre.

1. Ouvrez Google Agenda.
   
2. Sélectionnez « Créer ».
   
3. Sélectionnez « Absent du bureau ».
   
4. Entrez les dates de l’événement. Vous êtes également libre d’ajouter une période spécifique.
   
5. Les paramètres de refus peuvent être modifiés et vous pouvez ajouter un message de refus.
   
6. Choisissez « Enregistrer ».
   

Configuration sur Android et iOS

Cette fonctionnalité de Google Agenda peut également être configurée facilement à l’aide d’appareils Android et iOS. Vous pouvez y travailler où que vous soyez.

1. Ouvrez Google Agenda.
   
2. Appuyez sur « Créer » en bas, indiqué par un signe plus.
   
3. Appuyez sur « Absent du bureau ».
   
4. Sélectionnez les dates auxquelles vous prévoyez d’être absent du bureau. Si vous le souhaitez, vous pouvez également spécifier l’heure.
   
5. Appuyez sur Enregistrer
   

Cette fonctionnalité vous permet de planifier des événements d’absence du bureau qui se répètent au-delà de l’heure et du jour sélectionnés. En ajoutant l’absence du bureau à votre agenda Google en tant qu’événement, celui-ci refusera toutes les invitations à des événements qui chevauchent cette heure. Cette méthode d’absence du bureau vous permet de vous déconnecter et de ne plus recevoir de demandes de réunion.

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible pour Google Workspace via l’école ou le travail. Cela ne fonctionne pas avec les comptes personnels.

Configuration de Google Agenda en dehors du bureau pendant les heures de travail

Google Agenda vous permet de personnaliser la planification de vos heures de travail. Dans le passé, vous deviez définir des horaires de travail pour une seule période, puis les reproduire pour les autres jours de la semaine. Google Agenda vous permet de personnaliser les heures de travail pour chaque jour de la semaine. Les calendriers peuvent également être partagés.

Lorsque vous définissez vos horaires de travail et que quelqu’un essaie de planifier une réunion en dehors de ces horaires, une notification automatique sera envoyée l’informant de votre indisponibilité.

Une autre fonctionnalité utile est la capacité de Google Agenda à déterminer automatiquement les heures de travail. Ceci est basé sur votre historique de planification. Si les suggestions ne sont pas précises, elles peuvent être modifiées.

Lors de la configuration des heures de bureau, les fuseaux horaires n’ont pas d’importance. Au lieu de cela, Google déduit automatiquement les fuseaux horaires. Cela élimine toute confusion possible.

Configuration de la réponse automatique en cas d’absence du bureau

Certaines personnes appellent également une notification d’absence du bureau une réponse de vacances et il est prudent d’en ajouter une lorsque vous partez. Configurer votre compte Gmail pour les réponses automatiques est relativement simple.

Configuration sur ordinateur

La configuration d’une réponse automatique sur votre ordinateur implique quelques étapes. Mais en le faisant correctement, vous obtenez le résultat souhaité.

1. Ouvrez Gmail.
2. Sélectionnez l’icône d’engrenage en haut pour ouvrir les paramètres.
   
3. Sélectionnez « Voir tous les paramètres ».
   
4. Faites défiler jusqu’à « Intervenant en vacances ».
   
5. Cliquez sur « Répondeur en vacances activé ».
   
6. Saisissez une plage de dates, une ligne d’objet et votre message.
   
7. Si vous souhaitez que votre réponse de vacances soit vue uniquement par vos contacts, cochez la case sous votre message.
   
8. Sélectionnez « Enregistrer les modifications ».
   

Configuration d’un répondeur de vacances sur Android et iOS

De nombreux modèles sur le Web peuvent être utilisés pour rédiger un bon message de réponse automatique. Il faut que ce soit professionnel mais amical.

1. Ouvrez Gmail.
   
   • Remarque importante : cette étape ne fonctionne pas sur l’application de messagerie préinstallée sur les appareils Apple.
2. Appuyez sur le menu hamburger à gauche.
   
3. Faites défiler vers le bas et appuyez sur « Paramètres ».
   
4. Sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez configurer des réponses automatiques.
   
5. Sélectionnez « Répondeur en vacances ».
   
6. Basculez le commutateur pour activer le répondeur.
   
7. Saisissez une plage de dates, une ligne d’objet et votre message
   
8. Appuyez sur « Terminé » sur Android ou « Enregistrer » sur iOS.
   

Points à noter lors de l’utilisation de la réponse automatique

En savoir plus sur cette fonctionnalité et son fonctionnement améliore votre expérience. Certaines des choses à retenir concernant les réponses de vacances sur Gmail incluent :

• Les réponses automatiques sont efficaces à partir de minuit lorsque vous planifiez un événement d’absence du bureau jusqu’à 11 h 59 le dernier jour programmé. Cela peut être modifié avant ce délai.
• Si vous recevez un message spam, vous ne recevrez pas de réponse automatique. C’est également le cas des messages reçus dans le cadre de listes de diffusion.
• Si le compte Google Workspace que vous utilisez est celui d’une organisation, vous pouvez configurer les choses de manière à ce que seules les personnes de l’organisation reçoivent une réponse automatique.
• Si vous êtes contacté plusieurs fois par une même personne au cours de cette période, il est probable que la réponse automatique ne soit envoyée qu’après le premier e-mail. Il y a cependant quelques exceptions ici :
  • Si la même personne vous contacte quatre jours après le premier email et que vous n’êtes toujours pas disponible.
  • Si vous ajustez la réponse automatique et que la même personne envoie un autre e-mail.

Meilleures pratiques associées aux messages d’absence du bureau

Il est important de créer un message d’absence du bureau qui soit lu de manière professionnelle. Il faut aussi que cela soit positif. Un bon message doit inclure les éléments suivants :

• Les dates auxquelles vous prévoyez de partir et celles auxquelles vous comptez revenir. Lors de la configuration de vos horaires de bureau, vous devez être précis sur les heures et les jours où vous êtes disponible.
• Une estimation du temps qu’il faudra pour donner une réponse. Alternativement, vous pouvez rendre le calendrier visible à tous ou le partager afin que tout le monde puisse savoir quand vous serez ou serez disponible.
• Ce que le destinataire doit faire en cas d’urgence. Cela devrait inclure le numéro de téléphone d’une personne qu’ils peuvent joindre à la place.
• Les messages doivent avoir une certaine personnalité. Même si vous pouvez concevoir un message humoristique, intelligent et sarcastique, il est sage de le garder professionnel et concis dans de nombreux cas.
• N’oubliez pas d’utiliser d’autres systèmes comme Gmail pour noter également votre absence.

Une fois vos vacances terminées ou lorsque vous revenez à votre bureau, vous devriez retourner au travail en douceur en faisant plusieurs choses. Ceux-ci inclus:

• Désactivez tous les messages d’absence du bureau. Google gère cela automatiquement. Vous pouvez néanmoins contre-vérifier pour être sûr. De plus, vous pouvez désactiver manuellement les messages si vous revenez plus tôt que prévu.
• Consultez votre calendrier pour voir les rendez-vous et les tâches définis pour cette journée. Cela vous donne une chance de vous préparer.
• Après avoir vérifié vos rendez-vous et vos tâches, organisez-les par priorité. Commencez par les tâches importantes et laissez les autres suivre.
• Essayez de prendre les choses doucement. Cela peut prendre un certain temps pour tout rattraper pendant votre absence. Le parcourir avec l’esprit clair et avec un plan vous permet de rattraper votre retard plus facilement.
• Respectez les horaires : une fois qu’un horaire a été défini, respectez-le. Cela donne à vos clients, à votre famille et à vos collègues l’assurance qu’ils peuvent vous joindre.

Adoptez l’automatisation et profitez des fonctionnalités de Google Agenda

La fonctionnalité d’absence du bureau de Google Agenda élimine une partie de l’incertitude associée à l’annulation manuelle des rendez-vous et des engagements. En profitant de cette fonctionnalité, vous pouvez profiter de votre temps libre sans vous soucier des messages importants qui ne reçoivent pas de réponse lorsque vous êtes hors ligne. La fonction d’absence du bureau leur permet de savoir quand vous serez absent et toute invitation à des réunions, etc., est automatiquement refusée.