Aujourd’hui, nous sommes souvent submergés par de nombreux projets et activités. Certains d’entre eux sont complexes et énergivores. Heureusement, Notion a développé des formules pour aider à surmonter tout obstacle, aussi exigeant soit-il.
Si vous voulez savoir comment utiliser les formules dans Notion, vous êtes au bon endroit. Cet article vous dira tout ce que vous devez savoir.
Notion : Comment utiliser les formules
Même si elles peuvent paraître intimidantes, les formules de Notion sont en réalité conviviales. Voici ce que vous devez faire pour utiliser des formules dans Notion :
- Connectez-vous à Notion
- Ouvrez la base de données, ajoutez une nouvelle propriété dans la base de données et sélectionnez une formule.
- Cliquez sur la formule et une fenêtre pop-up apparaîtra.
- Choisissez la constante et les opérateurs.
N’oubliez pas que les formules nécessitent une base de données, vous aurez donc besoin d’une page en incluant une.
A quoi sert la notion ?
Notion est un espace de travail vierge qui vous permet de créer des pages. Vous pouvez consacrer chaque page à un projet ou un événement sur lequel vous travaillez. Ces pages peuvent être partagées avec d’autres utilisateurs ou être utilisées uniquement par vous. Notez que le partage avec d’autres utilisateurs peut nécessiter un abonnement.
Sur chaque page, vous pouvez créer une base de données. Les bases de données peuvent avoir différentes formes, en fonction des données et de l’utilisation que vous en faites. Voici les vues disponibles :
- Chronologie
- Galerie
- Calendrier
- Tableau
- Liste
Vous pouvez toujours modifier la vue de votre base de données pour l’adapter à vos besoins. Cela peut être fait en seulement deux clics et ne nécessite pas de repartir de zéro. Vous pouvez également le supprimer si nécessaire. Même si vous souhaitez changer d’avis et récupérer quelque chose que vous avez supprimé, c’est aussi possible.
A quoi servent les formules ?
Comme vous le savez probablement déjà, Notion vous aide à suivre vos obligations en créant des pages. Ainsi, vous pouvez créer vos propres bases de données dans des vues qui vous conviennent.
Tout cela peut vous amener à vous demander : « Si j’ai déjà choisi une base de données, pourquoi aurais-je besoin de formules ? » Il existe trois raisons d’incorporer des formules dans vos données :
- Calculez de nouvelles valeurs. Par exemple, vous organisez un certain nombre d’activités destinées à différents membres. Si vous souhaitez calculer combien chaque membre ajoute aux projets, vous pouvez calculer leur pourcentage d’activités par rapport au nombre total d’activités.
- Afficher les valeurs d’une manière différente. Vous avez peut-être indiqué l’âge de chacun des membres de votre équipe. Mais comme il s’agit d’une information variable, vous pouvez calculer son année de naissance en mettant en œuvre une formule.
- Trouvez une corrélation entre les valeurs. Vous souhaiterez peut-être vérifier si une information liée à un membre implique également d’autres informations. Par exemple, vous pouvez vérifier si les membres de votre équipe mariés ont des enfants ou non. De cette façon, vous pourrez déterminer une règle dans vos données.
Comme vous pouvez le constater, la manipulation de vos données à l’aide de formules peut produire des conclusions auxquelles vous ne seriez peut-être pas parvenu autrement.
Éléments d’une formule
Voici les éléments dont vous avez besoin pour créer une formule dans Notion :
- Les valeurs d’entrée – Celles-ci représentent les données avec lesquelles vous souhaitez manipuler.
- L’action – Que voulez-vous faire exactement de vos données ? Ajouter? Soustraire? Diviser?
- Conditions possibles – Dans certains cas, vous pouvez avoir certaines conditions dans lesquelles la formule peut s’appliquer exclusivement. Par exemple, vous ne souhaitez pas soustraire un nombre, sauf s’il est supérieur à cinq.
Maintenant que vous savez ce qui compose une formule dans Notion, vous pouvez les essayer sur vos données.
Terminologie liée aux formules
Voici une terminologie qui pourrait vous être utile lorsque vous utilisez des formules :
- Fonction – Détermine la relation entre vos variables, c’est-à-dire vos entrées.
- Syntaxe – Fait référence à l’ordre dans votre formule, qui affectera le résultat.
- Argument – Ce sont vos entrées.
- Chaîne – Groupe de valeurs dans une formule. Ceux-ci sont généralement reliés par des guillemets.
- Booléen – Affiche la sortie comme vraie ou fausse.
- Concaténer – Cela vous permet de regrouper deux valeurs en une seule.
Les formules peuvent prêter à confusion. Nous espérons que cela rend les choses un peu plus claires.
Différents types de fonctions dans Notion
Maintenant, vous pourriez vous demander : « Bien sûr, Notion peut m’aider à utiliser des formules, mais pour quelles fonctions ? Voici les types de fonctions couvertes par ces formules :
- Fonctions logiques – Celles-ci sont utilisées pour tester certaines hypothèses, par exemple si les valeurs sont égales, supérieures, vides, etc.
- Fonctions numériques – Elles sont utilisées pour les calculs mathématiques, tels que la soustraction, la pision, la recherche de la racine de, etc.
- Fonctions textuelles – Celles-ci peuvent être utilisées pour fusionner des mots, les remplacer, compter les caractères, etc.
- Fonctions de date – Celles-ci peuvent vous aider à calculer le temps entre les dates, à déterminer une date, à renvoyer la date de fin, etc.
Les possibilités sont presque infinies. Il n’y a pas lieu de craindre que Notion ne soit pas en mesure de répondre à vos besoins en matière d’analyse de données, quel que soit le format des données.
Différences entre Excel et les formules notionnelles
Excel est l’outil le plus utilisé au monde en matière de formules. Mais quelles sont les différences entre Excel et Notion ? En voici quelques-uns :
- Références de propriété – Dans Excel, vous référencez des cellules inpiduelles. Notion vous permet de référencer des colonnes. Pour chaque élément d’une colonne, votre formule s’y appliquera dans l’ensemble de la base de données. Cela peut certainement accélérer les choses pour vous.
- Connexion de valeurs – Dans Excel, vous utiliserez « & » pour connecter deux valeurs ou plus dans une formule. Dans Notion, vous utiliserez « + » à la place.
- Calculs complexes – Bien que Notion ait ses avantages, lorsqu’il s’agit de calculs complexes, Excel remporte la victoire.
- Fonctions de visualisation de données – Excel propose un certain nombre de types de graphiques : barres, secteurs, colonnes, zones, etc. Malheureusement, ceux-ci ne sont pas encore disponibles sur Notion. Donc, si vous avez besoin de graphiques, vous devrez vous en tenir à Excel.
- Référencement de l’ensemble de la base de données – L’utilisation de formules dans Excel s’applique à une seule feuille de calcul. Ainsi, vous pouvez avoir deux feuilles de calcul avec les mêmes données et y faire des choses complètement différentes. En revanche, dans Notion vos formules s’appliqueront à l’ensemble de la base de données. On pourrait dire qu’une page de base de données dans Notion pourrait ressembler à une feuille de calcul dans Excel.
Vous ne savez pas quel outil choisir ? Tout dépend de vos préférences personnelles. Même si Excel est peut-être l’option la plus connue, essayer de nouvelles choses peut donner des résultats inattendus.
Les formules sont utiles
Chaque projet dans Notion aura sa page avec des bases de données dans différents formats. Étant donné que les bases de données incluent un grand nombre de variables, vous souhaiterez peut-être les manipuler. Vous pouvez introduire différents types de formules pour obtenir de nouvelles données ou établir des liens entre des données existantes. Bien qu’Excel soit l’outil le plus connu pour cela, essayer de nouvelles choses pourrait vous surprendre de manière positive. Alors pourquoi ne pas essayer les formules de Notion ?
Les mathématiques n’étaient peut-être pas votre matière préférée à l’école, mais nous devons être d’accord : utiliser des formules peut s’avérer utile. Surtout lorsqu’il s’agit d’un large éventail d’informations, qu’elles soient numériques, logiques, textuelles ou même liées aux dates. Ils vous permettront de l’analyser pour tirer des conclusions et des solutions. Ils pourraient même vous montrer des relations entre des données, dont vous n’étiez même pas conscient.
Avez-vous utilisé des formules dans Notion ? Les avez-vous trouvés difficiles ? Dites-nous dans la p commentaires ci-dessous.